Управление договорами — карточка проекта

Адресовано в первую очередь ГИП и руководителям проектов; часть вкладок (Задания, Проект) актуальна и для рядовых инженеров, назначенных исполнителями.

Карточка проекта открывается кликом по строке в списке договоров и состоит из 12 вкладок в верхней панели. Во всех вкладках сверху отображаются номер, наименование и статус проекта.

Основные данные

Общая информация о договоре:

Основные данные проекта: инвентарный номер, сумма договора, ГИП/руководитель проекта, признак «Внутренний проект», плановая и фактическая даты окончания, заказчик, краткое наименование, полное наименование объекта. Поля «Договор на сумму» и «Дата окончания (план)» — не вводятся вручную, а рассчитываются автоматически на основании данных, введённых на вкладке «Финансирование» (видны серым, как нередактируемые).
Экономические показатели — виджет с двумя шкалами, План и Факт, показывающими процентное распределение суммы договора (для Факта — фактической базы) по накладным расходам, производственным затратам, премиям и рентабельности. Каждая шкала раскрывается кликом по значку карандаша рядом с подписью «План»/«Факт» — под ней появляются редактируемые/расчётные поля, из которых шкала и складывается.
Договор — признаки «Муниципальный / Рамочный / Федеральный / Региональный договор», номер и дата договора с прикреплённым файлом, дополнительные договоры и дополнительные соглашения (каждый — отдельный прикреплённый документ), шифр проекта.
Доп. данные — цветовая метка проекта (используется как цветная полоса в списке), статус проекта, исполнитель (подразделение/бригада), тип проекта, вид строительства.
Отзыв заказчика — загрузка файла с отзывом.
Правая колонка: индикатор подтверждения загрузки проекта и список «Объекты по договору» — вложенные объекты строительства в рамках одного договора.

Накладные расходы и рентабельность

С версии 26.8.14 показатель «Накл. расходы %» в «Экономических показателях» по умолчанию не вводится вручную, а рассчитывается автоматически — если в настройках приложения включено распределение накладных расходов по проектам (раздел «Накладные расходы», см. главу «Настройки приложения»). Пока распределение выключено, действует прежний способ: единый норматив (процент от суммы договора), рассчитанный по фактическим накладным расходам компании и одинаковый для всех проектов независимо от их специфики.

Идея нового расчёта — распределять накладные расходы компании (аренда, бухгалтерия, налоги, зарплата бэк-офиса и т. п.) по проектам не поровну, а в зависимости от того, сколько реальной нагрузки на компанию создаёт конкретный проект. Сумма складывается из двух частей:

фиксированная часть — минимальный порог, начисляется на любой активный проект от его выручки независимо от того, кто выполняет работы — свои сотрудники или подрядчики. Покрывает то, что компания тратит на проект в любом случае: налоги, обслуживание поступающих платежей, администрирование. Именно эта часть решает проблему проектов на полном субподряде, которые иначе не несли бы накладных расходов вовсе;
переменная часть — распределяется пропорционально себестоимости труда собственных сотрудников, вложенного в проект (по данным табеля). Чем больше своих специалистов задействовано в проекте, тем выше эта часть.

Доля фиксированной части задаётся в настройках (по умолчанию 18%, из них 3% — налоги и 15% — обслуживание входящих платежей); остаток норматива уходит в переменную часть. За счёт этого проект, выполняемый в основном силами подрядчиков, платит накладных меньше, чем по старому способу, а трудоёмкий проект своими силами — больше; при этом сумма накладных по всем проектам компании в точности совпадает с фактическими накладными расходами компании за период (у старого способа на реальных данных получалось почти вдвое больше).

Рядом с полем «Накл. расходы %» появляется значок вопроса — наведение на него показывает полную расшифровку: сколько дала фиксированная часть, сколько переменная, выручка и собственные силы проекта, и то же самое в разбивке по кварталам жизни проекта.

Если по проекту задан ручной процент накладных расходов (аварийный режим для нетиповых ситуаций), он по-прежнему перебивает автоматический расчёт — тогда поле остаётся обычным редактируемым процентом, а расшифровка не показывается. С версии 26.8.23 ручной процент учитывается не только в фактической рентабельности, но и в текущей — раньше он перебивал расчёт только для факта.

Поскольку рентабельность проекта считается как база (сумма договора, поступления — для факта, или ноль для непринятых в работу проектов) за вычетом накладных, производственных затрат и премий, смена способа расчёта накладных напрямую меняет и показанную рентабельность — в том числе в колонках «Рент, %» и «Тек.рент, %» таблицы «Управление договорами», включая всплывающую подсказку с расшифровкой по наведению на эти колонки, с отдельной строкой «Премии» (см. главу «Управление договорами — список проектов» → «Расшифровка рентабельности по наведению»).

С версии 26.8.23 фактическая рентабельность считается по той же формуле, что и текущая (раньше они немного различались): из базы вычитаются накладные, производственные затраты и премии, а в саму базу и в знаменатель всех процентов добавлены агентские сделки по проекту — вознаграждение по агентским договорам с поставщиками (см. вкладку «Агенты»), которое засчитывается как выручка договора наравне с поступлениями, даже если по сделке ещё не было платежа.

Финансирование

Платёжный график проекта по этапам работ. Сверху — сворачиваемая временная шкала проекта и кнопка «Распределить оплаты».

Таблица разбита на этапы работ (Этап работ №1, №2 …), для каждого указаны: наименование работ/состав документации, сумма актов выполненных работ, накладные, дата начала и срок окончания (в календарных днях от предыдущего события), стоимость этапа. Справа для каждого этапа — карточки аванс-платежа и платежа с плановой суммой, условием оплаты (например, «в течение 10 календарных дней после подписания договора») и фактически поступившей суммой.

Состав проекта

Перечень разделов проектной документации, сгруппированный по категориям: Предпроектная подготовка, Проектная документация, Рабочая документация, Инженерные изыскания, Иное, Прочие работы. У каждой категории — процент готовности.

Внутри категории — таблица разделов с шифром (например, «13.26 - ПЗ»), описанием раздела, признаком «Аутсорс», ответственным исполнителем (назначается из сотрудников) и индивидуальным процентом готовности раздела. Здесь ГИП распределяет разделы документации между инженерами и отслеживает прогресс.

Признак «Аутсорс» определяет, в какую категорию вкладки «Состав затрат» попадут затраты по разделу: если отметка стоит — раздел выполняется подрядчиком, и затраты относятся к «Силы подрядчика» (там же назначается конкретный контрагент-исполнитель); если отметки нет — раздел разрабатывается сотрудниками организации (ответственный выбирается вручную из списка сотрудников), а затраты относятся к «Собственные силы».

Проект

Та же структура разделов (категории — Предпроектная подготовка, Проектная документация, Рабочая документация, Инженерные изыскания, Иное, Прочие работы — и внутри них конкретные разделы с шифром), что и в «Составе проекта», но в режиме управления работой. Категория и каждый раздел помечаются значком: зелёная галочка — все файлы загружены и подписаны, красный восклицательный знак — есть незавершённые/неподписанные позиции.

При выборе раздела справа открывается панель с переключателем «Задание» / «Результат».

Задание

Кнопка «Задание» открывает форму выдачи поручения по разделу: название, дата окончания, исполнитель (сотрудник), файлы задания (техзадание, исходники для работы) и список работ — чек-лист разделов, к которым относится это задание (можно выдать одно задание сразу на несколько разделов через кнопку «Изменить»). Так ГИП назначает инженера ответственным за разработку конкретного раздела документации.

Результат — загрузка файлов проекта

Кнопка «Результат» (в шапке панели) открывает окно «Загрузка файлов результата выполнения работ» с двумя независимыми зонами загрузки:

Исходные файлы — рабочие/промежуточные файлы, не требуют подписания;
Файлы результата — итоговые документы раздела, именно они уходят на подписание.

Можно загрузить любое количество файлов в обе зоны разом; если файл с таким именем уже существует, его версия автоматически увеличивается (Версия_1, Версия_2 …), а старые версии остаются доступны по ссылке на версию.

Загруженные файлы отображаются в таблице «Результат выполнения» (Тип, Файл, Версия, Дата загрузки, кто загрузил, путь к файлу) отдельными строками для типа «Исходный» и «Результат». У строки результата — статус («Подписано»/ожидает подписания), кнопка «Проверить ЭЦП» (проверка валидности электронной подписи файла) и иконки скачать/удалить.

Назначение подписантов (ЭЦП)

Иконка «человечек» рядом со строкой файла результата открывает окно «Виды работ (электронные подписи)» — здесь ГИП назначает, кто из сотрудников (или аутсорс-исполнителей) должен подписать документ и в какой роли:

В первом выпадающем списке (поиск «Участник») выбирается сотрудник — список подтягивается из справочника сотрудников (и аутсорс-контрагентов).
Во втором списке выбирается вид работы: Разработал, Проверил, Нормоконтроль, Начальник отдела, ГИП.
Кнопка «Добавить» добавляет пару «сотрудник — роль» в список; пар может быть несколько (например, отдельные Проверил/Нормоконтроль для разных файлов одного раздела). Каждую запись можно удалить корзиной.
Отдельно — необязательный чекбокс «Юр. лицо» с полем ответственного от юрлица (например, директора), если по разделу требуется подпись со стороны организации.

Роли не привязаны жёстко к «ГИП проекта» из «Основных данных» — на каждый раздел ГИП может назначить любого сотрудника на роль «ГИП» (например, замещающего или курирующего раздел). Назначенные роли и статус их подписания («Подписан» / ожидает) отображаются под таблицей файлов отдельными карточками по каждой роли. Каждый вновь назначенный подписант получает уведомление о том, что его ждёт файл на подпись; если подписи по разделу сбрасываются целиком (например, назначения изменили), уведомляются заново все.

Загрузка новой версии уже подписанного файла результата сбрасывает статус подписания на «ожидает» — ранее назначенным подписантам приходит уведомление, что нужно подписать заново.

Как подписывают назначенные сотрудники

После назначения у выбранных сотрудников на Главной странице во вкладке «Подписи» (см. главу «Главная и Дашборд») появляется файл, ожидающий их электронной подписи. Подписание выполняется прямо там же — с помощью плагина КриптоПро ЭЦП Browser Plug-in, установленного в браузере сотрудника (для первичной настройки компьютера — см. главу «Настройка рабочего места для ЭЦП»). После подписания статус роли на панели раздела меняется на «Подписан», а когда подписаны все назначенные роли — раздел в дереве «Проекта» и «Состава проекта» помечается зелёной галочкой.

ИРД

Исходно-разрешительная документация проекта: письма, технические условия, согласования и т. п. Пункт можно добавить вручную, добавить из справочника (типовой список ИРД) или добавить из другого проекта (скопировать состав ИРД из уже существующего договора).

Состав затрат

Сводка затрат по проекту по категориям:

Силы подрядчика — суммы по договорам субподряда и по факту оплаты;
Прочие затраты — затраты, которые нельзя отнести к конкретному разделу проектной документации (доп. расчёты, экспертизы и т. п.); работает так же, как «Силы подрядчика», но исполнитель по каждой записи выбирается вручную, а не подтягивается из «Состава проекта»;
Собственные силы — план/факт в рублях и часах (трудозатраты своих сотрудников); в заявки на оплату не попадают — это внутренняя себестоимость проекта, а не платёж контрагенту. Разворачивается двумя колонками, каждая — по отделам, вовлечённым в проект (с раскрытием до сотрудников): «Плановые затраты» — «Всего План» и «Текущий План» на основании страницы «Табель План» (см. главу «Управление организацией»); «Фактические затраты» — часы и сумма на основании фактического табеля. С версии 26.8.23 отдельной фиксации «Начального плана» больше нет — раньше плановые затраты замораживались отдельным полем на момент составления и сравнивались с текущими, теперь остались только «Всего План» и «Текущий План». С версии 26.9.3 плановая сумма собственных сил в шапке блока и в общем итоге вкладки тоже берётся из плана работ, поэтому совпадает с суммой строк по отделам;
Командировки;
Премии — фонд премии, сумма к расчёту, выплачено, остаток.

Для каждой категории показаны «Всего по договорам/плану», «Всего по оплатам/факту» и «Остаток по оплатам».

Сохранение изменений

С версии 26.8.26 строка затрат, плановый платёж и блок премий сохраняются каждый по отдельности, а не всей вкладкой разом. Пока запись не тронута, она выглядит как обычно; как только в её полях меняется хоть одно значение, запись подсвечивается и под её основными данными появляются собственные кнопки «Сохранить» и «Отмена»:

«Сохранить» отправляет на сервер только те поля, которые реально изменились именно в этой записи, — а не весь состав затрат по договору целиком, как было раньше. Поэтому параллельные правки соседних строк, уже проставленные статусы финансовых запросов и фактические оплаты, добавленные другими сотрудниками (например, бухгалтерией — при разнесении банковской выписки), не затираются и не теряются.
«Отмена» откатывает несохранённые правки только этой записи к её последнему сохранённому состоянию — на остальные строки и платежи вкладки, сохранённые или ещё не тронутые, она не влияет.
Общей панели сохранения внизу вкладки, которая раньше одним нажатием отправляла на сервер сразу весь состав затрат, больше нет.

Если ту же строку или платёж успел изменить и сохранить другой сотрудник, пока их же редактирует текущий пользователь, «Сохранить» не перезапишет чужую правку молча: вместо этого приложение показывает конфликт с деталями — кто внёс изменение, когда и в каком разделе приложения, и какие именно поля затронуты, например:

Строка состава затрат «Название подрядчика» изменена: Иванов И.И., 26.08.2026 в 14:32 (Состав затрат). Изменены поля: Сумма договора, Комментарий. Обновите данные и повторите операцию.

Уже введённые, но ещё не отправленные значения при этом не пропадают — можно свериться с посвежевшими данными и повторить сохранение поверх них.

В «Прочих затратах» вместе со строками группы сохраняется и название её раздела (в версии 26.9.3 исправлена ошибка, из-за которой название терялось, а только что добавленная строка ломала вкладку до перезагрузки страницы). Кнопка запроса на оплату у каждой плановой оплаты работает независимо от того, есть ли несохранённые правки в других строках, а статус отправленного запроса виден сразу.

Статус финансового запроса (значок-галочка у планового платежа — отправка, одобрение, отклонение) теперь обновляет строку прямо на месте сразу после действия; перезагружать страницу, чтобы увидеть новый статус или появившуюся фактическую оплату, больше не нужно.

Договор с подрядчиком/поставщиком

Разворачивая запись раздела в «Силах подрядчика» или строку в «Прочих затратах», ГИП видит и заполняет карточку договора: сумма договора, остаток, срок выполнения (в днях), исполнитель (для «Силы подрядчика» — контрагент, отмеченный на аутсорс на вкладке «Состав проекта»; для «Прочих затрат» — выбирается вручную из справочника контрагентов), номер и дата договора с прикреплёнными файлами (кнопка рядом формирует типовой договор из шаблона).

Слева от карточки — статус исполнения задания тремя индикаторами, загорающимися последовательно: «Выдано задание» → «Сдано» → «Принято». Это тот же признак, что определяет зелёную галочку раздела на вкладках «Состав проекта»/«Проект» — выполнение работ и их оплата в системе связаны напрямую.

Плановые оплаты и счёт на оплату

Кнопка «Добавить оплату» в блоке «Плановые оплаты» создаёт очередной плановый платёж: сумма, дата (либо, вместо конкретной даты, привязка к событию проекта) и комментарий. С версии 26.8.26 новый платёж сразу открывается на редактирование этих полей — заполнять их отдельным кликом по только что созданной карточке платежа больше не нужно:

Иконка-скрепка у платежа — прикрепление файла «Счёт на оплату» именно к этому платежу (это просто вложенный файл, отдельного статуса у него нет — статус есть только у самого платежа/заявки).

Заявка на оплату и когда она становится фактом

Готовый к оплате плановый платёж превращается в заявку кнопкой «Отправить запрос на оплату» рядом с ним — после этого он появляется в общем реестре «Расходы → Фин. запросы» (см. главу «Расходы»), где его видят и обрабатывают сотрудники с правом одобрения оплат. Система не даёт отправить самую первую заявку по договору раньше отметки «Выдано задание», а заявку на всю сумму договора целиком — раньше отметки «Сдано» (это ограничение может быть снято отдельным правом «без контроля»).

Одобрение заявки в «Фин. запросах» — это ещё не сам факт оплаты: она фиксируется автоматически, когда соответствующая операция будет разнесена на вкладке «Расходы → Импорт» (сверка с банковской выпиской, см. главу «Расходы») — после этого сумма отражается в «Фактические оплаты» данной карточки.

У контрагентов (аутсорсеров, поставщиков) нет отдельного личного кабинета для самостоятельной подачи заявок на оплату или прикрепления счетов — все заявки по проекту создают только внутренние сотрудники компании.

Агенты

Привязка контрагентов (субподрядчиков, аутсорсеров) к проекту: выбор агента из справочника контрагентов, кнопка «Добавить агента», просмотр «Нераспределённых платежей» и «Запросов» (заявок агента на оплату/финансирование по этому проекту).

По смыслу эта вкладка — про контрагентов типа «Агент» (см. главу «Контрагенты»): сюда добавляют поставщиков материалов и оборудования, применённых в проекте, от которых компания ожидает агентское вознаграждение (процент, прописанный в агентском договоре с поставщиком).

Подтв. изменений

Журнал подтверждений изменений проектной документации: дата, номер, принадлежность к комплекту документов, основание изменения, примечания. Поддерживает добавление, удаление, экспорт и печать записей.

Задания

С версии 26.8.23 — полностью переработанный модуль: вместо списка вопросов по проекту — доска в стиле канбан. Это тот же модуль, что и общая страница «Трекер задач» (см. одноимённую главу), но здесь — только задания текущего проекта. Каждая карточка на доске — задание с номером вида «0528-1», заголовком, сроком исполнения, счётчиком выполненных подзадач и аватарками ответственных/исполнителей; цветная точка снизу карточки — тег.

Колонки

Доска показывается с четырьмя системными колонками — «Просрочено», «В работе», «На проверке», «Исполнено» (архивная: доска показывает в ней первые 15 заданий, остальные подгружаются кнопкой «Показать ещё») — их нельзя переименовать или удалить. «Просрочено» заполняется автоматически по сроку задания, перетащить карточку в неё вручную нельзя. Исполнители и ответственные могут двигать карточку максимум до «На проверке» — в «Исполнено» её переносит только тот, кто выдал задание.

К системным колонкам можно добавить свои — с названием, цветом и отдельным признаком архива; открывается это кнопкой-списком в шапке доски («Колонки доски»). Порядок и цвет колонок может поменять любой, кто открыл эту настройку, а переименовывать, помечать архивом или удалять — только свои (не системные) колонки. Набор колонок один на всю компанию — общий и для «Трекера задач», и для вкладок «Задания» всех проектов; включить или выключить саму возможность заводить свои колонки можно в настройках приложения (см. главу «Настройки приложения» → «Трекер задач»).

Создание и заполнение задания

Кнопка «+ Задание» в шапке доски открывает полную форму создания. Ссылка «+ Добавить задание» внизу колонки — это быстрое добавление: указывается только заголовок, карточка сразу создаётся в этой колонке, а остальные поля дозаполняются позже, открытием карточки.

Открытая карточка — пять блоков:

Задание — заголовок, описание, файл;
Ответ — результат работы (текст и файл) и блок готовности исполнителей, если их несколько (см. ниже);
Подзадачи — вложенные задания той же карточки;
Настройки — колонка (можно сменить и без перетаскивания), срок исполнения, теги (с версии 26.8.25 справочник тегов свой у каждой доски — метки, заведённые на доске по проектам, не видны на личных досках и наоборот; новый тег можно создать прямо тут же), несколько ответственных и несколько исполнителей, и только для чтения — инициатор и дата создания;
Комментарии — переписка по заданию (Ctrl+Enter отправляет сообщение).

Действия с карточкой

С версии 26.8.25 клик правой кнопкой мыши по карточке открывает контекстное меню быстрых действий — не нужно открывать саму карточку ради типовых операций:

Изменить / Открыть — открывает карточку задания (подпись зависит от того, есть ли право на редактирование);
Поделиться ссылкой (с версии 26.9.1) — копирует в буфер обмена постоянную ссылку на задание; та же кнопка есть в шапке открытой карточки. Подробнее — в главе «Трекер задач» → «Ссылка на задание»;
Отметить выполненным — пункт показывается, пока не все исполнители отметили готовность. Исполнитель, ещё не отметивший себя, отмечает так сразу свою готовность; тот, кто вправе управлять заданием (ответственный, автор, ГИП проекта, сотрудник с полным доступом), перед отметкой «за всех» видит то же предупреждение о недоделанной части, что и при перетаскивании карточки в «На проверке» (см. «Готовность нескольких исполнителей» ниже);
Перенести на доску — показывается, если сотруднику доступна ещё хотя бы одна доска (личная или «Задания по проектам»). Открывает окно «Перенести на доску»: сначала выбирается доска, затем — её колонка (первая же имеющаяся подставляется автоматически). Если у задания есть подзадания, окно предупреждает об этом заранее, а после выбора колонки отдельным вопросом уточняет, переносить ли подзадания вместе с ним — тогда они тоже переезжают на новую доску, иначе остаются на прежней уже самостоятельными заданиями, без связи с перенесённым;
Удалить — только при наличии права на удаление задания.

Готовность нескольких исполнителей

Если у задания несколько исполнителей, в блоке «Ответ» появляется чек-лист «Готовность исполнителей: можно отметить за любого» со счётчиком вида «1/2»: каждый исполнитель может отметить свою готовность сам, а поставить или снять галочку за коллегу может и любой, у кого есть право управлять заданиями — рядом с каждым именем в чек-листе есть кнопка «Отметить за него»/«Снять». Если карточку с несколькими исполнителями перетаскивают в «На проверке», а отметились не все, система переспрашивает: «Задание выполняют N чел., о готовности отметились M. Отправив его сейчас, вы закрываете работу за всех» — с кнопками «Отправить за всех»/«Отмена», чтобы чужая недоделанная часть не отправлялась на проверку случайно.

Когда исполнитель отмечает готовность «за себя», на карточке под именами появляется строка «Вы выполнили». С версии 26.8.26 у задания с единственным исполнителем счётчик «1/1» рядом при этом больше не показывается — он в этом случае ничего не добавлял бы к уже сказанному текстом; при нескольких исполнителях счётчик остаётся рядом с надписью, как и раньше.

Фильтры

Сверху — фильтры «Инициатор», «Ответственный», «Исполнитель» (отдельного фильтра по статусу больше нет — статусы стали колонками доски) и поиск. С версии 26.8.25 каждый из этих фильтров допускает сразу несколько значений: поле выглядит как обычный выпадающий список, но по клику открывается список с отметками, где можно отметить сколько нужно вариантов; выбранное показывается либо одним значением, либо количеством, например «Ответственных: 2». Применённый фильтр по-прежнему подсвечивается рамкой, чтобы сразу было видно, что показаны не все задания. Значок принтера формирует печатную версию доски.

ТЭП

Технико-экономические показатели объекта строительства (например, площадь, этажность и другие проектные параметры). Добавляются вручную через кнопку «Добавить»; именно по этим значениям работает глобальный поиск «ТЭП» в списке договоров.

Лист коммуникаций

Контакты и участники проекта со стороны заказчика/партнёров: например, «Управляющий проектом» — можно выбрать контакт из справочника контрагентов или добавить вручную, добавить произвольного участника или скопировать список участников из другого проекта.

Корреспонденция

Журнал входящей и исходящей переписки по проекту: тип письма (входящее/исходящее — с соответствующими значками конвертов), дата, номер, тема, «Кому/От кого», исполнитель, статус. Поддерживает создание, редактирование, удаление, поиск и печать писем.